Assistant(e) administratif(ve)

Accompagner l’entreprise dans la gestion quotidienne des achats, des activités administratives et des services généraux, afin de contribuer au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.

Missions principales
Gestion des achats
Gérer les demandes d’achats dans l’ERP, notamment la création des fournisseurs, la vérification des devis et commandes, ainsi que l’enregistrement et le suivi des demandes.

Transformer les demandes validées en bons de commande et les transmettre aux demandeurs.

Passer certaines commandes d’achats directement sur internet.

Enregistrer les notes de frais dans l’ERP.

Enregistrer et classer les bons de livraison hors activité Production.

Imprimer les factures d’achats et vérifier leur concordance avec les commandes.

Assurer le reporting des commandes passées.

Suivre les factures manquantes auprès des fournisseurs et contribuer à la résolution des litiges de facturation.

Être l’interlocuteur privilégié pour les questions relatives aux achats, notamment avec la maison mère.

Contribuer à la mise à jour des documents qualité liés aux achats.

Gestion administrative et services généraux
Assurer l’accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs, sous-traitants et visiteurs.

Gérer les badges et les droits d’accès.

Gérer le courrier postal ainsi que les expéditions R&D et assurer leur suivi.

Apporter un support administratif aux différents services.

Organiser les déplacements et voyages professionnels.

Participer à l’organisation des événements de l’entreprise.

Assurer la gestion administrative des équipements, du mobilier, des fournitures et des contrats de maintenance.

Anticiper les besoins matériels liés aux arrivées de nouveaux collaborateurs et veiller à ce que leur poste de travail soit opérationnel, en coordination avec l’IT.

Planifier et suivre les interventions des prestataires ainsi que les documents et rapports associés.

Contribuer au bien-être des collaborateurs à travers différentes initiatives liées aux espaces et aux services collectifs.

Compétences attendues
Maîtrise des outils bureautiques, notamment le Pack Office.

Aisance avec l’utilisation d’un ERP.

Connaissance de QAD : un plus.

Notions du processus achats et du plan comptable général.

Aisance avec les chiffres et le suivi administratif.

Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.

Anglais intermédiaire à l’écrit comme à l’oral.

Profil recherché
Formation Bac +2, idéalement en Gestion PME/PMI, Support Action Managériale ou formation équivalente. Une expérience significative peut compenser tout ou partie de la formation.

Au moins 3 ans d’expérience sur un poste administratif polyvalent, idéalement dans un environnement PME.

Profil organisé, rigoureux et fiable.

Autonomie et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.

Réactivité, pragmatisme et sens des priorités.

Bon relationnel et esprit de service.

Goût pour le travail en équipe.

Environnement de mission
Travail en équipe projet dans l’environnement réglementaire des logiciels médicaux, notamment ISO 13485 et IEC 62304.

Contexte international au sein de Blue Ortho.