Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) freelance

Assurer le traitement quotidien des devis et des commandes clients, de leur réception jusqu’à la livraison et l’encaissement, en coordination avec les producteurs et les transporteurs.

Missions principales
Traiter les commandes clients dans le CRM, envoyer les bons de livraison aux producteurs, confirmer les dates aux clients et assurer le suivi jusqu’à la livraison.

Établir les devis à partir des demandes reçues par téléphone, formulaires web ou e-mail, effectuer les relances et clôturer les dossiers dans le CRM.

Contrôler les commandes en attente, notamment les produits indisponibles, les confirmations producteurs manquantes et les clients à recontacter.

Suivre la facturation client, envoyer les factures, effectuer les relances de paiement et d’acomptes et suivre les impayés.

Effectuer le suivi des flux financiers, notamment le pointage bancaire quotidien, la vérification des factures producteurs, la préparation des virements et la tenue des tableaux de suivi.

Saisir les expéditions de la semaine suivante dans le fichier transport.

Gérer les tâches administratives courantes, notamment la boîte mail dédiée et les tableaux de suivi ponctuels.

Échanger avec des interlocuteurs professionnels tels que maraîchers, pépiniéristes, producteurs et transporteurs, avec certains échanges en anglais.

Compétences attendues
Expérience obligatoire en administration des ventes, logistique ou gestion administrative B2B.

Rigueur et capacité à assurer un suivi quotidien structuré.

Aisance au téléphone avec des interlocuteurs professionnels.

Maîtrise de Google Sheets ou Excel.

Expérience d’un CRM ou ERP appréciée, notamment Dolibarr.

Connaissance du secteur végétal ou agricole appréciée mais non obligatoire.

Capacité à travailler de manière autonome sans supervision quotidienne.

Profil recherché
Profil ADV ou gestion administrative confirmé.

Personne rigoureuse, organisée et autonome, capable de gérer un flux quotidien de commandes, devis, facturation et suivi administratif.

Le poste ne comporte pas de prospection commerciale ni de logistique terrain.

Conditions de collaboration
Contrat de prestation de services, sous statut indépendant.

Environ 7 heures par jour ouvré, soit environ 35 heures par semaine.

Horaires flexibles avec une fenêtre de coordination de 7h à 18h et selon les horaires des transporteurs.

Relevé d’heures mensuel et versement le 5 du mois.

CRM Dolibarr, adresse e-mail professionnelle et ligne téléphonique fournis.

Ordinateur et téléphone à la charge du prestataire.