Assistant administratif indépendant

Assurer la gestion administrative des activités liées à l'apprentissage au sein du groupe NEC47, spécialisé dans la formation professionnelle continue et l'apprentissage. La mission consiste à gérer les dossiers administratifs des apprentis, à contrôler leur conformité réglementaire et à assurer leur transmission aux Opérateurs de compétences (OPCO), dans le respect des délais et des exigences administratives.

L'intervenant travaillera à distance, en autonomie, selon des procédures écrites et avec un reporting régulier auprès de la direction.

Missions principales

Collecter les documents obligatoires auprès des apprentis et des employeurs avant leur entrée en formation. Effectuer les relances nécessaires pour récupérer les pièces manquantes, assurer la traçabilité des demandes et maintenir les échanges avec les employeurs et les OPCO.

Contrôler l'exhaustivité et la conformité des dossiers d'apprentissage en vérifiant les documents, les identités, les dates, les durées, les signatures et les mentions obligatoires. Comparer les contrats, les conventions et les justificatifs afin d'identifier et de traiter les éventuelles anomalies avant leur transmission.

Préparer les documents pour leur signature électronique, suivre les signatures en attente, relancer les signataires et archiver les documents finalisés dans les dossiers individuels des apprentis.

Constituer, organiser et mettre à jour les dossiers administratifs des apprenants. Assurer le classement et le nommage homogène des documents, ainsi que la mise à jour des tableaux de suivi concernant l'état des dossiers, les pièces manquantes et les relances effectuées.

Réceptionner et contrôler les dossiers transmis par les UFA partenaires, vérifier leur conformité selon les mêmes exigences que les dossiers internes, relancer les structures concernées et suivre l'avancement des dossiers par établissement. Signaler à la direction les anomalies et les écarts récurrents.

Déposer les dossiers complets sur les portails des OPCO dans le respect des délais réglementaires. Traiter les demandes de pièces complémentaires, récupérer et archiver les accords de prise en charge et effectuer les relances nécessaires pour les dossiers en attente de décision.

Compétences attendues

Maîtrise des procédures administratives liées à l'apprentissage et des documents constitutifs des dossiers CFA. Connaissance des exigences réglementaires, des délais de transmission et des procédures de prise en charge par les OPCO.

Expérience pratique du dépôt et du suivi des dossiers sur les portails OPCO. Capacité à contrôler la conformité documentaire, identifier les incohérences et assurer le suivi administratif des dossiers.

Maîtrise des outils digitaux : plateformes OPCO, solutions de signature électronique, espaces de stockage partagés, plateformes LMS, tableaux de suivi collaboratifs et outils de visioconférence.

Connaissance du fonctionnement de la formation à distance, notamment la traçabilité de l'assiduité et les justificatifs de réalisation exigés par les financeurs.

Profil recherché

Assistant administratif indépendant disposant obligatoirement d'au moins deux ans d'expérience au sein du service administratif d'un CFA. Une pratique effective du dépôt de dossiers auprès des OPCO est également exigée.

Le candidat doit faire preuve d'une grande rigueur, d'autonomie et d'un excellent sens de l'organisation. Il doit être capable de gérer plusieurs dossiers simultanément, de respecter des échéances réglementaires et d'effectuer des relances régulières auprès des employeurs et des organismes partenaires.

Une bonne aisance relationnelle, de la fermeté dans le suivi administratif et un respect strict de la confidentialité des données personnelles sont indispensables.

Aucun diplôme particulier n'est exigé. L'expérience pratique et la maîtrise des procédures administratives constituent les principaux critères de sélection.

Conditions matérielles

Disposer d'un espace de travail équipé avec un ordinateur récent dédié, une connexion Internet fiable et un environnement calme permettant de réaliser des échanges téléphoniques confidentiels.

Périmètre exclu de la mission

La facturation, la saisie auprès des financeurs et le suivi des règlements sont assurés par le service comptable. La prospection commerciale et la recherche d'entreprises d'accueil relèvent d'un autre poste. Le suivi pédagogique et les relations avec les tuteurs sont pris en charge par le service pédagogique.